Wytyczne dla autorów

Niniejsze wytyczne określają ogólne obowiązki autorów przekazujących prace naukowe przeznaczone do publikacji w czasopismach, cyklach publikacji, pracach zbiorowych albo przygotowanych jako dzieło współautorskie i innych publikacjach wydawanych przez Uniwersytet Warszawski lub pod jego auspicjami.

Wytyczne należy stosować łącznie z Zasadami etyki i rzetelności wydawniczej Uniwersytetu Warszawskiego oraz ze szczegółowymi zasadami zgłaszania tekstów, postępowania redakcyjnego, licencjonowania i udostępniania danych badawczych obowiązującymi w danym czasopiśmie, serii lub jednostce wydającej.

Autorzy powinni przestrzegać uznanych standardów rzetelności naukowej i publikacyjnej oraz współpracować z redakcją w celu zapewnienia poprawności, wiarygodności i integralności publikowanego dorobku naukowego.

1. Obowiązki autorów

Autorzy odpowiadają za rzetelność, oryginalność i poprawność materiałów przekazywanych do publikacji.

Do obowiązków autorów należy:

• przekazywanie do publikacji oryginalnych prac;
• rzetelne przedstawianie metod badawczych, danych, wyników, argumentów i wniosków;
• właściwe cytowanie i oznaczanie wszystkich wykorzystanych źródeł i materiałów;
• prawidłowe wskazywanie autorstwa i indywidualnego wkładu współtwórców;
• ujawnianie istotnych konfliktów interesów i źródeł finansowania;
• przestrzeganie zasad ochrony praw autorskich i innych praw własności intelektualnej;
• uzyskiwanie wymaganych zgód i zezwoleń dotyczących badań, danych i materiałów osób trzecich;
• przestrzeganie zasad dotyczących danych badawczych;
• odpowiadanie na uzasadnione prośby redakcji o wyjaśnienia, dokumentację, poprawki lub dodatkowe informacje;
• współpraca przy wyjaśnianiu wątpliwości i korygowaniu błędów dotyczących publikacji.

2. Obowiązki autora korespondencyjnego

Autor korespondencyjny reprezentuje zespół autorski w kontaktach z redakcją, wydawnictwem lub jednostką wydającą.

Autor korespondencyjny odpowiada za:

• prowadzenie komunikacji z redakcją w imieniu zespołu autorów;
• przekazywanie odpowiedzi na pytania redakcji;
• koordynowanie zmian, poprawek i korekt;
• przekazywanie wymaganych zgód i dokumentów;
• potwierdzenie, że wszystkie osoby wskazane jako autorzy wniosły odpowiedni wkład w powstanie pracy;
• zapewnienie, że wszyscy autorzy znają i akceptują wersję przekazywaną do publikacji;
• udostępnienie na żądanie dokumentacji potwierdzającej zgodę autorów oraz wymagane uprawnienia do wykorzystania materiałów osób trzecich.

3. Skład autorów

Wskazany w opracowaniu skład autorów powinien odzwierciedlać rzeczywisty i istotny wkład intelektualny w powstanie pracy.

Osoba wskazana jako autor powinna:

• wnieść istotny wkład intelektualny w badanie lub publikację;
• uczestniczyć w przygotowaniu tekstu lub jego krytycznej rewizji pod względem istotnej treści intelektualnej;
• zaakceptować ostateczną wersję przeznaczoną do publikacji;
• przyjąć odpowiedzialność za poprawność i rzetelność pracy w zakresie swojego wkładu oraz współpracować przy wyjaśnianiu wątpliwości dotyczących publikacji.

Wskazanie danej osoby jako autora albo współautora jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy spełnia ona kryteria wymagane dla danej publikacji.

4. Współtwórcy niebędący autorami

Osoby, które uczestniczyły w przygotowaniu publikacji, lecz nie spełniają kryteriów uznania ich za autorów, nie powinny być wymieniane jako autorzy. Ich udział należy wskazać na przykład w podziękowaniach lub informacji o wkładzie współtwórców.

Wkład taki może obejmować pozyskanie finansowania, ogólny nadzór nad zespołem badawczym, wsparcie administracyjne, pomoc w przygotowaniu tekstu, redakcję techniczną, redakcję językową lub korektę.

Jeżeli poszczególne osoby uczestniczyły w pracy w różny sposób lub w różnym zakresie, zaleca się przejrzyste określenie ich ról. Uniwersytet Warszawski wspiera stosowanie Contributor Roles Taxonomy (CRediT), do określania indywidualnego wkładu.

5. Niedopuszczalne praktyki dotyczące określania składu autorów

Za niedopuszczalne uznaje się w szczególności:

• Ghost authorship – pominięcie osoby, której istotny wkład uzasadnia przypisanie autorstwa;
• Guest authorship – wskazanie jako autora osoby, która nie wniosła rzeczywistego wkładu w pracę;
• Gift lub honorary authorship – przypisanie autorstwa ze względu na stanowisko, status, afiliację, relację z zespołem badawczym lub inne względy niezwiązane z odpowiednim wkładem w powstanie publikacji.

6. Zmiany w składzie autorów

Wniosek o zmianę składu autorów po zgłoszeniu pracy wymaga uzasadnienia.

Wniosek o dodanie lub usunięcie autora albo zmianę kolejności autorów powinien zawierać:

• wyjaśnienie przyczyny proponowanej zmiany;
• zgodę wszystkich wymienionych już autorów;
• zgodę osoby dodawanej lub usuwanej, jeżeli jest to wymagane.

Zmiana wymaga akceptacji właściwego redaktora lub uprawnionego podmiotu wydawniczego.

W wypadku wniosku dotyczącego opublikowanego już materiału, sprawę należy rozpatrzyć w sposób przejrzysty, a w razie konieczności – odnotować zmianę w formie oficjalnego sprostowania lub erraty.

7. Oryginalność i wcześniejsza publikacja

Autorzy powinni przekazywać do publikacji oryginalne prace oraz ujawniać wcześniejszą publikację lub rozpowszechnienie tego samego materiału bądź treści pokrywających się z nim w znacznym stopniu.

Zgłoszenie opracowania jest równoznaczne z oświadczeniem, że praca nie została wcześniej opublikowana (w całości ani w części) w innym czasopiśmie lub wydawnictwie ani nie jest w danym momencie rozpatrywana pod kątem publikacji w innym źródle.

Zgłaszając pracę, autorzy powinni zapewnić, że wykorzystane materiały pochodzące z innych źródeł zostały właściwie oznaczone i opisane w przypisach oraz że uzyskano wymagane zgody na wykorzystanie treści chronionych.

Autorzy powinni przestrzegać zasad danego czasopisma lub jednostki wydającej dotyczących równoległego zgłaszania pracy, wcześniejszej publikacji, preprintów, materiałów konferencyjnych, wersji repozytoryjnych i innych form wcześniejszego rozpowszechnienia.

8. Plagiat, ponowne wykorzystanie tekstu i powielanie własnych publikacji

Plagiat i inne formy przywłaszczenia cudzej pracy są niezgodne z zasadami etyki publikacyjnej. Wszystkie cytaty i materiały zaczerpnięte z istniejących źródeł muszą zostać odpowiednio oznaczone i opatrzone odniesieniem do źródła.

Niedopuszczalne jest w szczególności:

• kopiowanie cudzego tekstu bez właściwego wskazania źródła;
• przedstawianie cudzych pomysłów, argumentów, danych lub wyników jako własnych;
• niewłaściwe lub wprowadzające w błąd parafrazowanie cudzej pracy;
• ponowne wykorzystanie istotnych części własnych wcześniejszych publikacji bez odpowiedniego ujawnienia lub cytowania;
• publikowanie tego samego lub istotnie pokrywającego się materiału bez poinformowania redakcji i właściwego odwołania do wcześniejszej publikacji.

Autorzy powinni zachować szczególną staranność przy parafrazowaniu i streszczaniu prac innych osób.

9. Konflikty interesów i finansowanie

Autorzy muszą ujawnić rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów, które mogą wpływać na treść pracy lub być zasadnie postrzegane jako wpływające na jej treść.

Źródłem konfliktów mogą być między innymi: relacje finansowe, zatrudnienie, świadczenie usług konsultingowych, honoraria, finansowanie badań, relacje osobiste i rodzinne oraz powiązania zawodowe lub instytucjonalne. Dotyczy to również istotnych relacji z redaktorami, recenzentami, członkami rad redakcyjnych, redakcjami i podmiotami wydającymi.

Konflikty interesów należy ujawniać możliwie wcześnie, najlepiej przed zgłoszeniem pracy albo niezwłocznie po ich stwierdzeniu w toku postępowania redakcyjnego. Jeżeli istotny konflikt zostanie rozpoznany po publikacji, autorzy powinni poinformować właściwą redakcję lub jednostkę wydającą.

Autorzy muszą również wskazać istotne źródła finansowania zgodnie z wymaganiami danej publikacji.

10. Sztuczna inteligencja i narzędzia wspomagane przez AI

Systemy sztucznej inteligencji nie mogą być wskazywane jako autorzy publikacji.

Autorzy są odpowiedzialni za poprawność, rzetelność, oryginalność i stosowność wszystkich treści zgłaszanych pod ich nazwiskami, również tych przygotowanych za pomocą narzędzi AI.

Autorzy korzystający z technologii wspomaganych przez AI, w tym dużych modeli językowych, chatbotów i narzędzi generujących obrazy, powinni ujawnić ich wykorzystanie zgodnie z zasadami określonymi w polityce dotyczącej sztucznej inteligencji w publikowaniu naukowym oraz ze szczegółowymi wymaganiami danej publikacji.

Oświadczenie powinno zawierać informacje wyjaśniające, w jaki sposób wykorzystano daną technologię. Użycie AI do pomocy w przygotowaniu tekstu należy wskazać zgodnie z wymaganiami publikacji, na przykład w podziękowaniach lub w odrębnej sekcji przeznaczonej na takie informacje.

11. Dane badawcze i odtwarzalność

Zachęca się autorów do zarządzania danymi badawczymi i ich udostępniania w sposób wspierający przejrzystość, weryfikację i ponowne wykorzystanie wyników badań.

Tam, gdzie jest to właściwe oraz możliwe prawnie i etycznie, autorzy powinni:

• udostępniać dane w standardowych formatach umożliwiających ponowne wykorzystanie;
• stosować zasady FAIR – Findable, Accessible, Interoperable and Reusable;
• korzystać z odpowiednich i wiarygodnych repozytoriów;
• przestrzegać wymagań instytucji i podmiotów finansujących badania;
• cytować zbiory danych wykorzystane lub wytworzone w związku z publikacją;
• podawać DOI, numer dostępu lub inny trwały identyfikator, jeżeli został nadany.

Należy respektować ograniczenia udostępniania danych wynikające z poufności, ochrony danych osobowych, wymagań etycznych, zobowiązań umownych lub innych uzasadnionych przyczyn.

12. Zgody komisji etycznej, uczestnicy badań i materiały poufne

Autorzy odpowiadają za uzyskanie wszystkich zgód właściwych komisji etycznych, zgód uczestników i zezwoleń wymaganych do przeprowadzenia badań oraz opublikowania ich wyników.

Dotyczy to w szczególności badań z udziałem ludzi, danych poufnych lub chronionych, materiałów objętych ograniczeniami prawnymi, materiałów osób trzecich oraz innych badań wymagających oceny etycznej lub świadomej zgody uczestników.

Autor korespondencyjny powinien zapewnić dostępność wymaganej dokumentacji oraz możliwość przedstawienia jej redakcji lub jednostce wydającej na żądanie.

13. Prawa autorskie i materiały osób trzecich

Autorzy odpowiadają za poszanowanie praw własności intelektualnej. Powinni zapewnić oryginalność zgłaszanej pracy, właściwe oznaczenie i przypisanie cytatów oraz innych ponownie wykorzystywanych materiałów, a także uzyskanie zgody wszędzie tam, gdzie jest ona wymagana.

Obowiązek właściwego wskazywania źródeł dotyczy również ponownego wykorzystania własnych wcześniejszych publikacji. Zgłoszona praca nie może bezprawnie naruszać praw osób trzecich.

Szczegółowe warunki licencyjne, w tym stosowanie licencji Creative Commons i zakres praw zachowywanych przez autorów, określa właściwe czasopismo, wydawca cyklu publikacji lub jednostka wydająca.

14. Preprinty i inne formy wcześniejszego rozpowszechnienia

Autorzy powinni poinformować redakcję lub jednostkę wydającą o wcześniejszym rozpowszechnieniu zgłaszanej pracy albo wersji istotnie pokrywającej się z jej treścią.

Zasady dotyczące preprintów, materiałów konferencyjnych, repozytoriów, tekstów roboczych i innych form wcześniejszego rozpowszechnienia mogą różnić się w zależności od rodzaju publikacji. Przed zgłoszeniem pracy należy zapoznać się z wymaganiami właściwego czasopisma, serii lub jednostki wydającej.

Jeżeli wykorzystanie wcześniej rozpowszechnionego materiału jest dopuszczalne, należy ujawnić jego istnienie i odpowiednio go zacytować.

15. Obowiązki autorów po opublikowaniu opracowania

Obowiązek współpracy autora z redakcją lub jednostką wydającą trwa również po opublikowaniu pracy.

Autor, który stwierdzi istotny błąd lub pominięcie w swojej opublikowanej pracy, powinien bez zbędnej zwłoki powiadomić właściwą redakcję lub jednostkę wydającą.

W zależności od charakteru problemu może być konieczne opublikowanie korekty, erraty, corrigendum, addendum lub innej odpowiedniej informacji redakcyjnej.

W uzasadnionych wypadkach autorzy powinni współpracować z podmiotami prowadzącymi postępowanie dotyczące poprawności, rzetelności lub przestrzegania zasad etyki.

16. Współpraca w przypadku podejrzenia nierzetelności

Autorzy powinni współpracować w dobrej wierze przy wyjaśnianiu wątpliwości dotyczących rzetelności zgłoszonej lub opublikowanej pracy.

Wątpliwości mogą dotyczyć między innymi plagiatu, fabrykowania lub fałszowania danych, manipulowania ilustracjami, tabelami lub cytowaniami, nieprawidłowości w oznaczeniu składu autorów, duplikatu publikacji, manipulowania recenzją, nieujawnionego konfliktu interesów, niewłaściwego wykorzystania AI lub innych praktyk naruszających integralność publikacji.

Autorzy mogą zostać poproszeni o przedstawienie dokumentacji, danych badawczych, zezwoleń, oświadczeń o autorstwie, zgód etycznych lub innych informacji niezbędnych do wyjaśnienia sprawy.

17. Wymagania właściwe dla danej publikacji

Poszczególne czasopisma, wydawcy cykli publikacji i jednostki wydające mogą określać dodatkowe wymagania dotyczące przygotowania manuskryptu, anonimizacji na potrzeby recenzji, rodzajów przyjmowanych tekstów, oświadczeń o dostępności danych, deklaracji potwierdzającej autorstwo, licencjonowania, otwartego dostępu, preprintów, opłat publikacyjnych, materiałów uzupełniających, standardów raportowania badań i wykorzystania sztucznej inteligencji.

Przed zgłoszeniem pracy autorzy powinni zapoznać się ze szczegółowymi instrukcjami ustalonymi przez redakcję czasopisma albo wydawcę, do którego zamierzają złożyć tekst.

Kontakt

Ogólne pytania dotyczące etyki publikacyjnej Uniwersytetu Warszawskiego można kierować do:

Biuro Obsługi Badań
E-mail: ja.lewczuk@uw.edu.pl

Pytania dotyczące zgłoszenia, przygotowania, recenzowania, licencjonowania lub publikacji konkretnej pracy należy w pierwszej kolejności kierować do właściwej redakcji, redaktora naukowego lub jednostki wydającej.