Polityka prywatności i plików cookies serwisu Publisphere

Uniwersytet Warszawski przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności osób korzystających z serwisu PubliSphere, dostępnego pod adresem https://publisphere.edu.pl/.

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu, w tym autorów, redaktorów, recenzentów, innych uczestników procesu wydawniczego oraz osób korzystających z publicznie dostępnych funkcji serwisu.

Polityka zawiera również informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies, Google Analytics, treści publikowanych na YouTube oraz innych technologii niezbędnych do funkcjonowania serwisu.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem serwisu PubliSphere jest:

Z Administratorem można kontaktować się:

• listownie: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, ze wskazaniem właściwej jednostki organizacyjnej;
• telefonicznie: +48 22 55 20 000;
• w sprawach dotyczących PubliSphere: ja.lewczuk@uw.edu.pl.

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.

Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

3. Użytkownicy PubliSphere

PubliSphere jest dostosowana do potrzeb użytkowników pełniących różne funkcje związane z procesem publikowania tekstów o charakterze naukowym:

• autorzy – samodzielnie zakładają konta w serwisie;
• recenzenci – mogą zostać zaproszeni przez redaktora, a następnie korzystać z konta w serwisie;
• redaktorzy – prowadzą proces redakcyjny i recenzyjny;
• superadministrator – posiada uprawnienia niezbędne do administrowania platformą.

Czytelnicy korzystający wyłącznie z publicznie dostępnych treści PubliSphere nie muszą zakładać konta.

4. Jakie dane przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od roli pełnionej przez danego użytkownika oraz sposobu korzystania z PubliSphere.

W związku z rejestracją i obsługą konta przetwarzane są w szczególności:

• imię;
• nazwisko;
• afiliacja;
• adres e-mail.

W ramach procesu wydawniczego mogą być ponadto przetwarzane:

• informacje dotyczące autorstwa i współautorstwa;
• informacje dotyczące afiliacji i działalności naukowej;
• identyfikatory naukowe, w szczególności ORCID;
• informacje o wkładzie autorów;
• informacje o finansowaniu;
• oświadczenia dotyczące konfliktów interesów;
• manuskrypty i inne zgłaszane materiały;
• recenzje;
• decyzje redakcyjne;
• oświadczenia, formularze i zgody;
• korespondencja związana z procesem wydawniczym.

Serwis może również przetwarzać dane techniczne, takie jak: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i czas połączenia, identyfikatory sesji, informacje dotyczące logowania oraz logi systemowe.

5. Rejestracja konta

Autor zakłada konto samodzielnie i przekazuje dane niezbędne do korzystania z funkcji PubliSphere.

Recenzent może zostać zaproszony do udziału w procesie recenzowania przez redaktora. W takim przypadku redaktor może wprowadzić do systemu imię, nazwisko i adres e-mail recenzenta w celu wysłania zaproszenia.

Jeżeli dane recenzenta nie zostały pozyskane bezpośrednio od niego, recenzent otrzymuje informację dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

6. Proces wydawniczy

Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia publikacji, procesu redakcyjnego, recenzowania, podejmowania decyzji wydawniczych, publikowania, korekt, archiwizacji oraz dokumentowania procesu publikacyjnego.

Dane mogą być udostępniane osobom uczestniczącym w danym procesie wydawniczym w zakresie wynikającym z ich roli i przyznanych uprawnień.

7. Peer review i dane osobowe

PubliSphere umożliwia obsługę różnych modeli recenzowania, w tym single-blind peer review, double-blind peer review oraz open peer review.

Zakres danych autora i recenzenta ujawnianych innym uczestnikom procesu zależy od modelu recenzowania przyjętego przez właściwe czasopismo, serię lub jednostkę wydającą.

8. Dane udostępniane publicznie

Dane związane z autorstwem i publikacją mogą być udostępniane publicznie jako część publikacji, profilu autora oraz metadanych publikacyjnych.

Udostępniane dane obejmują: imię i nazwisko, afiliację, adres e-mail, identyfikator ORCID, informacje o autorstwie oraz informacje związane z opublikowanym dorobkiem naukowym.

Dane związane z opublikowanym dorobkiem naukowym mogą być dostępne także po zakończeniu korzystania z konta, jeżeli jest to konieczne dla zachowania spójności i jednoznacznej identyfikowalności dorobku naukowego.

9. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu prowadzenia i obsługi PubliSphere, umożliwienia korzystania z kont użytkowników oraz realizacji procesu publikowania opracowań naukowych.

Podstawą przetwarzania danych związanych z prowadzeniem działalności naukowej i wydawniczej Uniwersytetu Warszawskiego może być wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym – art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

Dane mogą być również przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Uniwersytecie Warszawskim – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą, w szczególności w przypadku opcjonalnych technologii analitycznych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W przypadku przetwarzania niezbędnego do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy może mieć zastosowanie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

10. Udostępnianie metadanych publikacyjnych

W celu identyfikacji, indeksowania, rozpowszechniania i zwiększania widoczności publikacji dane oraz metadane publikacyjne mogą być przekazywane do zewnętrznych systemów i baz naukowych.

W zależności od charakteru publikacji mogą to być w szczególności:

• Crossref;
• ORCID;
• Repozytorium Uniwersytetu Warszawskiego;
• Directory of Open Access Journals (DOAJ);
• Scopus;
• Web of Science.

Zakres przekazywanych danych zależy od charakteru publikacji oraz wymagań danego systemu lub bazy.

11. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Uniwersytetu Warszawskiego;
• redaktorzy, recenzenci i inne osoby uczestniczące w procesie wydawniczym;
• Openform – w zakresie hostingu, utrzymania i technicznej obsługi PubliSphere;
• podmioty świadczące usługi niezbędne do technicznego funkcjonowania serwisu;
• systemy i bazy otrzymujące metadane publikacyjne;
• podmioty publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

12. Hosting i obsługa techniczna

Hosting oraz techniczną obsługę PubliSphere zapewnia Openform.

W zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług Openform może przetwarzać dane osobowe na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych i zawartymi umowami dotyczącymi przetwarzania danych.

13. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przetwarzane do czasu realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – jeżeli jest to wymagane – przez okres wynikający z przepisów prawa, obowiązków archiwalnych Uniwersytetu Warszawskiego lub konieczności zachowania spójności dorobku naukowego.

Dane związane z procesem wydawniczym mogą być przechowywane także po zakończeniu procesu w zakresie niezbędnym do udokumentowania przebiegu procesu redakcyjnego i recenzyjnego.

Dane stanowiące część opublikowanej publikacji lub jej metadanych mogą być przechowywane długoterminowo w celu zachowania trwałości i integralności opublikowanego dorobku naukowego.

14. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych na warunkach określonych w przepisach prawa;
• wniesienia sprzeciwu na warunkach określonych w przepisach prawa;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

15. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do:

https://uodo.gov.pl/

16. Obowiązek podania danych

Podanie danych wymaganych do utworzenia konta lub udziału w procesie wydawniczym jest niezbędne do korzystania z odpowiednich funkcji PubliSphere.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić utworzenie konta, zgłoszenie publikacji, udział w recenzowaniu lub korzystanie z innych funkcji wymagających uwierzytelnienia.

17. Bezpieczeństwo danych

Uniwersytet Warszawski stosuje środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych osobowych, odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i związanego z nimi ryzyka.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go w związku z wykonywanymi zadaniami i posiadanymi uprawnieniami.

18. Pliki cookies

PubliSphere wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu.

Pliki cookies mogą służyć między innymi do obsługi logowania i sesji użytkownika, zapamiętywania ustawień, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prowadzenia statystyk korzystania z serwisu.

19. Niezbędne pliki cookies

Pliki cookies niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania PubliSphere mogą być stosowane bez dodatkowej zgody użytkownika w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

Dotyczy to w szczególności cookies związanych z logowaniem, utrzymaniem sesji, bezpieczeństwem oraz zapamiętywaniem wyborów użytkownika dotyczących prywatności.

20. Google Analytics

PubliSphere korzysta z Google Analytics w celu uzyskiwania informacji statystycznych dotyczących sposobu korzystania z serwisu oraz doskonalenia jego funkcjonalności i jakości.

Google Analytics może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące do zbierania informacji dotyczących korzystania z serwisu.

Google Analytics jest uruchamiany wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody przez użytkownika. Użytkownik może odmówić zgody lub wycofać ją w dowolnym momencie za pomocą ustawień plików cookies dostępnych w serwisie.

Więcej informacji: Polityka prywatności Google.

21. Treści z YouTube

PubliSphere może zawierać materiały wideo udostępniane za pośrednictwem serwisu YouTube.

Odtworzenie lub aktywowanie materiału opublikowanego na platformie YouTube może wymagać przekazania informacji do YouTube lub Google oraz zastosowania przez te podmioty własnych technologii, w tym plików cookies.

Jeżeli uruchomienie takich technologii wymaga zgody, treści zewnętrzne są aktywowane po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika.

Więcej informacji: Polityka prywatności Google.

22. Zarządzanie zgodą na cookies

Użytkownik może zaakceptować opcjonalne pliki cookies, odmówić ich użycia lub wybrać poszczególne kategorie.

Zgodę można zmienić lub wycofać w dowolnym momencie za pomocą funkcji „Ustawienia plików cookies” dostępnej w PubliSphere.

Odmowa wyrażenia zgody na opcjonalne cookies nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

23. Logi serwera

Serwer PubliSphere może automatycznie rejestrować informacje dotyczące połączeń z serwisem, w szczególności adres IP, datę i czas żądania, adres żądanego zasobu, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz informacje o błędach.

Informacje te mogą być wykorzystywane do administrowania systemem, zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów oraz prowadzenia statystyk technicznych.

24. Zewnętrzne serwisy i odnośniki

PubliSphere może zawierać odnośniki do stron i usług prowadzonych przez inne podmioty.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi przez jego operatora. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności danego serwisu.

25. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być uzupełniana lub aktualizowana w związku ze zmianami funkcjonalności PubliSphere, stosowanych technologii, przepisów prawa lub sposobów przetwarzania danych.

W szczególności Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, jeżeli w przyszłości w PubliSphere zostaną wdrożone dodatkowe połączenia z mediami społecznościowymi lub innymi usługami zewnętrznymi.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na tej stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 15 września 2026 r.