Wytyczne dla redaktorów

1. Ogólne obowiązki redaktorów

Redaktorzy odpowiadają za prawidłowe prowadzenie procesu redakcyjnego i recenzyjnego oraz za ochronę integralności publikowanego dorobku naukowego.

Do ich obowiązków należy w szczególności:

• zapewnienie uczciwego i bezstronnego przebiegu procesu redakcyjnego;
• monitorowanie terminowości, rzetelności i staranności procesu recenzowania;
• zapewnienie odpowiednich standardów komunikacji między uczestnikami procesu;
• podejmowanie bezstronnych decyzji;
• ochrona integralności opublikowanego dorobku naukowego;
• tworzenie oraz stosowanie wytycznych redakcyjnych dostosowanych do specyfiki danego gatunku naukowego;
• rozpatrywanie skarg i przypadków potencjalnej nierzetelności;
• ujawnianie własnych konfliktów interesów.

2. Bezstronność decyzji redakcyjnych

Decyzje redakcyjne powinny być podejmowane niezależnie i opierać się na merytorycznej zawartości ocenianego materiału.

Ujawnione konflikty interesów nie powinny wpływać na proces recenzowania ani na decyzję redakcyjną. Jeżeli redaktor pozostaje w konflikcie interesów w odniesieniu do konkretnej pracy, sprawa powinna zostać przekazana innemu właściwemu redaktorowi.

3. Organizacja procesu recenzowania

Redaktorzy odpowiadają za organizację procesu recenzowania zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym czasopiśmie, u wydawcy cykli publikacji lub jednostce wydającej.

Proces powinien zapewniać:

• niezależność recenzentów;
• poufność;
• właściwe zarządzanie konfliktami interesów;
• możliwość powołania dodatkowego recenzenta, jeżeli otrzymana recenzja jest niewystarczająca;
• niezależność ostatecznej decyzji redakcyjnej.

Recenzje powinny być przekazywane w formie pisemnej, wraz z deklaracją potencjalnych konfliktów interesów, jeżeli wymagają tego zasady stosowane w danej redakcji lub u danego wydawcy.

4. Dobór recenzentów

Redaktorzy powinni dobierać recenzentów w sposób umożliwiający niezależną i merytoryczną ocenę pracy.

Jeżeli ujawniony zostanie konflikt interesów recenzenta, manuskrypt powinien zostać przekazany innemu recenzentowi.

Jeżeli otrzymana recenzja nie pozwala na odpowiednią ocenę materiału, redaktorzy mogą zaprosić dodatkowych recenzentów lub przedyskutować sprawę wewnętrznie.

5. Materiały autorstwa redaktorów i członków zespołu redakcyjnego

Materiały autorstwa redaktorów, członków rady redakcyjnej lub innych osób pozostających w potencjalnym konflikcie interesów z daną redakcją czasopisma lub wydawcą powinny podlegać standardowej procedurze recenzowania prowadzonej przez osoby niezależne od autora.

Autor pełniący funkcję redakcyjną nie powinien uczestniczyć w procesie oceny ani podejmowaniu decyzji dotyczącej własnej pracy. Proces powinien zostać powierzony innemu redaktorowi, w wypadku którego nie zachodzi konflikt interesów.

6. Konflikty interesów

Redaktorzy powinni ujawniać rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów.

Konflikt może wynikać między innymi z relacji finansowych, osobistych lub rodzinnych, zatrudnienia, świadczenia usług konsultingowych, honorariów, finansowania albo innych relacji z autorami, recenzentami, członkami zespołu redakcyjnego lub wydawcą.

Jeżeli konflikt interesów może wpływać na niezależność decyzji, redaktor powinien wyłączyć się z prowadzenia danej sprawy.

7. Poufność

Materiały przekazane do redakcji powinny być traktowane jako poufne przez cały proces redakcyjny aż do czasu ich publikacji.

Redaktorzy, recenzenci i inne osoby uczestniczące w procesie powinny chronić manuskrypt i jego części przed nieuprawnionym ujawnieniem, plagiatem lub innym naruszeniem praw autorskich.

Obowiązek ten dotyczy również nieopublikowanych pomysłów badawczych, danych i innych informacji zawartych w zgłoszonej pracy.

8. Podejrzenie nierzetelności

Redaktorzy powinni reagować na wiarygodne informacje dotyczące możliwego naruszenia zasad etyki publikacyjnej zarówno przed opublikowaniem opracowania, jak i po jego ukazaniu się.

Podejrzenia mogą dotyczyć między innymi:

• plagiatu;
• fabrykowania lub fałszowania danych;
• manipulowania ilustracjami, tabelami lub cytowaniami;
• wykorzystania materiałów bez wymaganej zgody;
• problemów w zakresie składu autorów i ich wkładu twórczego;
• powielenia własnej publikacji;
• manipulowania procesem recenzowania;
• zatajenia konfliktu interesów;
• niewłaściwego wykorzystania sztucznej inteligencji;
• innych form nierzetelności publikacyjnej.

9. Postępowanie w przypadku podejrzenia naruszenia

Po otrzymaniu wiarygodnego zgłoszenia redaktorzy, we współpracy z właściwym podmiotem wydawniczym, powinni podjąć działania służące ustaleniu okoliczności sprawy.

W przypadkach dotyczących etyki publikacyjnej należy uwzględniać odpowiednie wytyczne Committee on Publication Ethics (COPE).

Wynik postępowania powinien zostać przekazany osobie zgłaszającej, osobie, której dotyczyło zgłoszenie, oraz – w zależności od konkretnych okoliczności – odpowiednim instytucjom.

10. Skargi i odwołania

Redaktorzy powinni zapewnić możliwość zgłaszania skarg dotyczących działalności danej redakcji czasopisma lub wydawcy i przebiegu procesu redakcyjnego.

Skargi mogą dotyczyć między innymi decyzji redakcyjnych, opublikowanych materiałów, procesu recenzowania, opóźnień, zachowania recenzentów, członków zespołu redakcyjnego lub innych przypadków potencjalnie nieetycznego postępowania.

Właściwa osoba lub jednostka powinna sprawdzić, czy w danej sprawie zastosowano obowiązujące procedury. Osoba składająca skargę powinna otrzymać informację o wyniku postępowania.

11. Zmiany w składzie autorów

Redaktorzy odpowiadają za rozpatrywanie wniosków dotyczących zmian w składzie autorów zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej publikacji.

Wniosek o dodanie lub usunięcie autora albo zmianę kolejności autorów powinien zawierać uzasadnienie oraz zgodę wszystkich zainteresowanych autorów.

W przypadku materiału już opublikowanego zmiana powinna zostać odpowiednio odnotowana, na przykład przez publikację corrigendum.

12. Korekty po publikacji

Redaktorzy powinni reagować na istotne błędy ujawnione po publikacji.

Jeżeli autor lub inna osoba zgłosi błąd, redakcja powinna ocenić jego charakter i znaczenie oraz zdecydować, czy konieczne jest opublikowanie odpowiedniej korekty.

W zależności od charakteru sprawy może zostać opublikowane:

• addendum;
• nota redakcyjna;
• nota ostrzegawcza;
• sprostowanie (lub errata);
• corrigendum;
• wycofanie publikacji.

13. Wycofanie publikacji

W przypadku poważnych problemów wynikających z naruszenia zasad przygotowywania publikacji redaktorzy powinni stosować odpowiednie procedury wycofania zgodnie z wytycznymi COPE.

Podstawą wycofania może być w szczególności:

• plagiat;
• powielona własna publikacja bez właściwego ujawnienia;
• wykorzystanie materiałów lub danych bez zezwolenia;
• naruszenie praw autorskich lub inne poważne problemy prawne;
• nieetyczne badania;
• zmanipulowany lub naruszony proces recenzowania;
• nieujawniony istotny konflikt interesów mający wpływ na interpretację pracy lub proces recenzowania.

Informacja o wycofaniu powinna być jednoznacznie powiązana z pierwotną publikacją.

14. Usuwanie opublikowanych materiałów

Całkowite usunięcie opublikowanego materiału powinno mieć charakter wyjątkowy i być stosowane przede wszystkim wtedy, gdy samo wycofanie nie jest wystarczające ze względu na poważne naruszenie prawa lub zagrożenie.

Jeżeli jest to możliwe, po usunięciu treści należy zachować podstawowe metadane publikacji oraz informację wyjaśniającą przyczynę jej usunięcia.

15. Numery specjalne, suplementy i materiały dodatkowe

Numery specjalne i suplementy powinny podlegać takim samym standardom niezależności, bezstronności i jakości procesu recenzowania jak numery stałe i lub wydania zwykłe.

Materiały dodatkowe mogą również zostać poddane recenzji, jeżeli wymaga tego ich charakter.

16. Szczegółowe zasady danej publikacji

Poszczególne czasopisma, wydawcy cykli publikacji i jednostki wydające określają własne szczegółowe procedury dotyczące między innymi modelu peer review, liczby recenzentów, zakresu materiałów kierowanych do recenzji, sposobu podejmowania decyzji i formularzy wykorzystywanych w procesie.

Redaktorzy powinni stosować procedury właściwe dla redakcji lub wydawcy, na rzecz których opracowują recenzję, przy zachowaniu ogólnych zasad etyki i rzetelności wydawniczej Uniwersytetu Warszawskiego.

Kontakt

Ogólne pytania dotyczące etyki publikacyjnej Uniwersytetu Warszawskiego można kierować do:

Biuro Obsługi Badań
E-mail: ja.lewczuk@uw.edu.pl

Przydatne materiały dla redaktorów

Poniższe zewnętrzne zasoby zawierają wytyczne, określają praktyczne narzędzia i rekomendacje dotyczące prowadzenia procesu redakcyjnego, recenzowania naukowego oraz etyki publikacyjnej:

• COPE – Committee on Publication Ethics – Ethics Toolkit for a Successful Editorial Office: praktyczne materiały dotyczące polityk redakcyjnych, etyki publikacyjnej, identyfikowania problemów etycznych oraz reagowania na podejrzenia nierzetelności. 
• EASE – European Association of Science Editors – Toolkit for Journal Editors: materiały dotyczące zarządzania czasopismem, organizacji pracy redakcyjnej, peer review, etyki publikacyjnej, retrakcji oraz dobrych praktyk redakcyjnych. 
• Council of Science Editors (CSE) – Editor Roles and Responsibilities: wytyczne dotyczące obowiązków redaktorów wobec autorów, recenzentów, czytelników, społeczności naukowej oraz właścicieli czasopism i wydawców. 
• WAME – World Association of Medical Editors – Policies for Medical Journal Editors: polityki i rekomendacje dotyczące etyki publikacyjnej, niezależności redakcyjnej, konfliktów interesów, peer review oraz wykorzystania sztucznej inteligencji. Materiał szczególnie przydatny dla redaktorów czasopism medycznych i z obszaru nauk o zdrowiu. 
• ICMJE – International Committee of Medical Journal Editors – Recommendations for the Conduct, Reporting, Editing, and Publication of Scholarly Work in Medical Journals: rekomendacje dotyczące odpowiedzialności redakcyjnej, peer review, konfliktów interesów, korekt, nierzetelności publikacyjnej oraz odpowiedzialnego wykorzystania AI.
• COPE / DOAJ / OASPA / WAME – Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing: zasady dotyczące transparentności czasopism, peer review, zespołów redakcyjnych, etyki publikacyjnej, własności czasopisma, opłat, reklamy oraz archiwizacji.