Zasady etyki i rzetelności wydawniczej Uniwersytetu Warszawskiego

Uniwersytet Warszawski przywiązuje szczególną wagę do przestrzegania zasad etyki i rzetelności w działalności wydawniczej. Publikacje prezentowane i udostępniane za pośrednictwem PubliSphere powinny być przygotowywane, oceniane i publikowane zgodnie z uznanymi standardami etyki publikacyjnej oraz zasadami rzetelności naukowej.

W przypadku podejrzenia naruszenia zasad etyki publikacyjnej właściwa redakcja lub wydawca podejmuje działania odpowiednie do charakteru sprawy, uwzględniając w szczególności wytyczne Committee on Publication Ethics (COPE).

Zachęca się, by autorzy, recenzenci, redaktorzy i czytelnicy zgłaszali przypadki lub podejrzenia nierzetelności publikacyjnej, w szczególności takich jak plagiat, fabrykowanie lub fałszowanie danych, manipulowanie materiałem ilustracyjnym, tabelami lub cytowaniami, ponowne wykorzystanie materiałów bez wymaganej zgody, nieetyczne wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji, nieprawidłowości dotyczące autorstwa lub udziału poszczególnych osób w powstaniu publikacji.

Każde uzasadnione zgłoszenie może zostać poddane wyjaśnieniu. W zależności od charakteru sprawy w postępowanie może zostać zaangażowana właściwa redakcja, wydawca oraz odpowiednie jednostki Uniwersytetu Warszawskiego.

Role i odpowiedzialność uczestników procesu wydawniczego

Redaktorzy

Redaktorzy odpowiadają za prawidłowy przebieg procesu redakcyjnego i recenzyjnego oraz za podejmowanie decyzji dotyczących publikacji materiałów.

Do ich obowiązków należy w szczególności:

• dbanie o rzetelność, bezstronność, terminowość i przejrzystość procesu redakcyjnego i recenzyjnego;
• ochrona integralności dorobku naukowego;
• podejmowanie decyzji na podstawie wartości merytorycznej zgłoszonych materiałów;
• przeciwdziałanie konfliktom interesów;
• właściwe reagowanie na skargi i zgłoszenia w sprawie możliwych naruszeń zasad etycznych;
• zapewnienie poufności materiałów powierzonych redakcji;
• ujawnianie własnych konfliktów interesów, jeżeli takie występują.

Autorzy

Autorzy są zobowiązani w szczególności do:

• przekazywania do publikacji prac oryginalnych;
• rzetelnego przedstawiania wyników badań;
• ujawnienia rzeczywistego wkładu poszczególnych osób w powstanie publikacji;
• ujawnienia potencjalnych konfliktów interesów oraz źródeł finansowania;
• prawidłowego oznaczania i uzyskiwania wymaganych zgód na wykorzystanie materiałów chronionych prawem autorskim;
• przestrzegania zasad udostępniania danych badawczych;
• uzyskania wymaganych zgód i zezwoleń w przypadku badań z udziałem ludzi, danych poufnych lub innych informacji podlegających ochronie prawnej;
• współpracy z redakcją w przypadku konieczności wprowadzenia korekt lub wyjaśnienia wątpliwości dotyczących publikacji.

Recenzenci

Recenzenci są zobowiązani w szczególności do:

• zachowania poufności procesu recenzyjnego;
• przygotowania rzetelnej, bezstronnej i konstruktywnej recenzji;
• terminowego przekazywania opinii;
• oceny oryginalności, poprawności, znaczenia i jakości merytorycznej tekstu;
• ujawnienia potencjalnego konfliktu interesów;
• zgłaszania zauważonych problemów etycznych, plagiatu, nierzetelności lub innych nieprawidłowości;
• wskazywania możliwych sposobów udoskonalenia publikacji;
• sprawdzenia, czy opis metod i analiz umożliwia ocenę przedstawionych wyników oraz czy wykorzystane źródła są odpowiednie i aktualne.

Autorzy i wkład w publikację

Autorzy

Za autora uznaje się osobę, która wniosła istotny wkład intelektualny w powstanie pracy, uczestniczyła w jej przygotowaniu lub krytycznej analizie, zaakceptowała ostateczną wersję przeznaczoną do publikacji oraz przyjmuje odpowiedzialność za rzetelność i integralność pracy.

Autor korespondencyjny odpowiada za komunikację z redakcją oraz potwierdza, że wszystkie osoby wskazane jako autorzy wniosły odpowiedni wkład w przygotowanie publikacji.

Osoby współtworzące publikację

Osoby, które uczestniczyły w powstaniu pracy, ale nie spełniają kryteriów autorstwa, nie powinny być wymieniane jako autorzy. Ich wkład powinien zostać odpowiednio wskazany w publikacji, np. w podziękowaniach.

Może to dotyczyć m.in. osób odpowiedzialnych za:

• pozyskanie finansowania;
• ogólny nadzór nad zespołem badawczym;
• wsparcie administracyjne;
• pomoc w przygotowaniu tekstu;
• redakcję techniczną;
• redakcję językową;
• korektę.

W przypadku zróżnicowanego wkładu poszczególnych osób zalecane jest jego szczegółowe określenie. Można w tym celu wykorzystywać taksonomię CRediT (Contributor Roles Taxonomy).

Zmiany w składzie autorów

Dodanie lub usunięcie autora, zmiana kolejności autorów albo inna istotna zmiana informacji o autorstwie wymaga uzasadnienia oraz zgody wszystkich zainteresowanych autorów.

Co do zasady zmiany w składzie autorów powinny być dokonywane przed przyjęciem publikacji. W uzasadnionych przypadkach redakcja może rozpatrzyć zmianę również na późniejszym etapie. Jeśli materiał został już opublikowany, odpowiednia informacja może zostać opublikowana w formie korekty.

Sztuczna inteligencja a status autora

Narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, w tym modele językowe, chatboty oraz generatory treści lub obrazów, nie mogą być wskazywane jako autorzy publikacji.

Autorzy powinni ujawnić wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji w procesie przygotowania publikacji, jeżeli narzędzia te miały wpływ na powstanie treści. Informacja powinna określać sposób i zakres ich wykorzystania.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wsparcia procesu pisania powinno zostać odpowiednio ujawnione zgodnie z zasadami przyjętymi przez właściwą redakcję lub wydawcę.

Niedopuszczalne formy uzyskiwania statusu autora

Za niedopuszczalne uznaje się w szczególności:

• ghost authorship – pominięcie osoby, która wniosła istotny wkład w publikację;
• guest authorship – wskazanie jako autora osoby, która nie wniosła rzeczywistego wkładu;
• gift authorship – przypisanie autorstwa wyłącznie na podstawie pozycji, afiliacji lub innych względów niezwiązanych z rzeczywistym wkładem w pracę.

Skargi

Autorzy, recenzenci, czytelnicy oraz inne osoby mogą zgłaszać uwagi lub skargi dotyczące procesu redakcyjnego, recenzji, opublikowanych materiałów, decyzji redakcyjnych, opóźnień, zachowania niezgodnego z zasadami etyki lub innych istotnych kwestii związanych z procesem wydawniczym.

Każde zgłoszenie powinno zostać rozpatrzone przez właściwą redakcję lub wydawcę, a osoba zgłaszająca powinna otrzymać informację o wyniku postępowania.

Konflikt interesów

Autorzy, recenzenci i redaktorzy są zobowiązani do ujawnienia wszelkich potencjalnych konfliktów interesów, które mogą wpływać na obiektywność procesu publikacyjnego.

Konflikt interesów może mieć charakter finansowy, zawodowy, osobisty, organizacyjny lub inny i może wynikać m.in. z zatrudnienia, współpracy, pokrewieństwa, działalności konsultingowej, wynagrodzenia, finansowania lub innych powiązań.

W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów materiał może zostać przekazany innemu redaktorowi lub recenzentowi. Decyzje dotyczące publikacji powinny być podejmowane wyłącznie na podstawie merytorycznej wartości przedstawionego materiału.

Dane badawcze i odtwarzalność

Uniwersytet Warszawski wspiera odpowiedzialne zarządzanie danymi badawczymi i zachęca autorów do udostępniania danych związanych z publikowanymi badaniami w sposób umożliwiający ich odnalezienie, dostęp, ponowne wykorzystanie i weryfikację, z uwzględnieniem obowiązujących ograniczeń prawnych, etycznych i umownych.

Zalecane jest stosowanie zasad FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) oraz korzystanie z odpowiednich repozytoriów danych.

Jeżeli jest to możliwe, autorzy powinni wskazać w publikacji sposób dostępu do danych, np. przez identyfikator DOI lub inny trwały identyfikator.

Przestrzeganie zasad etyki badawczej

Niedopuszczalne są w szczególności: fabrykowanie lub fałszowanie danych, manipulowanie wynikami badań, materiałami ilustracyjnymi lub tabelami, plagiat, nieprawidłowe przypisywanie autorstwa, publikowanie tych samych materiałów wielokrotnie bez odpowiedniego ujawnienia, manipulowanie procesem recenzyjnym, niewłaściwe wykorzystanie sztucznej inteligencji, ukrywanie konfliktu interesów oraz inne działania naruszające zasady rzetelności naukowej i wydawniczej.

W przypadku badań z udziałem ludzi, wykorzystywania danych poufnych lub materiałów osób trzecich autorzy są zobowiązani do uzyskania wymaganych zgód, zezwoleń lub wskazania właściwych podstaw prawnych.

Własność intelektualna i prawa autorskie

Autorzy są zobowiązani do przestrzegania zasad prawa autorskiego oraz właściwego oznaczania materiałów pochodzących ze źródeł zewnętrznych.

Przekazując materiał do publikacji, autor potwierdza w szczególności, że:

• praca jest oryginalna;
• nie została wcześniej opublikowana w sposób uniemożliwiający jej ponowną publikację;
• wykorzystane materiały chronione prawem autorskim zostały prawidłowo oznaczone;
• uzyskano wymagane zgody na ich wykorzystanie.

Poufność

Materiały zgłoszone do publikacji są traktowane jako poufne przez cały proces redakcyjny i recenzyjny. Redaktorzy, recenzenci oraz inne osoby uczestniczące w procesie nie mogą wykorzystywać ani ujawniać treści materiałów przed ich publikacją.

Licencje

Warunki licencyjne dotyczące poszczególnych publikacji określa właściwy wydawca lub redakcja. Informacja o zastosowanej licencji powinna być uwidoczniona w publikacji.

W przypadku publikacji udostępnianych na licencjach Creative Commons zasady dalszego wykorzystania materiałów wynikają z warunków konkretnej licencji.

Opłaty

Właściwa redakcja lub wydawca określa ewentualne opłaty związane z publikacją oraz przekazuje autorom jasne i przejrzyste informacje o tych należnościach.

Plagiat, powielanie publikacji i fałszowanie danych

Do publikacji mogą być zgłaszane wyłącznie prace oryginalne. Wszystkie cytaty, zapożyczenia i wykorzystane źródła muszą być należycie oznaczone.

Nieujawnione kopiowanie cudzej treści, przywłaszczanie argumentów lub wyników badań oraz inne formy nieuprawnionego wykorzystywania cudzej pracy są traktowane jako plagiat.

Przywłaszczenie pomysłu, idei, koncepcji jest naruszeniem zasad rzetelności naukowej.

Niedopuszczalne jest również ponowne wykorzystywanie istotnych części własnych wcześniejszych publikacji bez odpowiedniego ujawnienia oraz publikowanie znaczących fragmentów tego samego materiału w więcej niż jednym czasopiśmie lub innym źródle bez poinformowania redakcji.

W przypadku stwierdzenia lub uzasadnionego podejrzenia plagiatu, fabrykowania danych lub innego poważnego naruszenia zasad rzetelności redakcja podejmuje odpowiednie działania zgodnie z charakterem i etapem sprawy.

Preprinty i wcześniejsze rozpowszechnianie materiałów

Zasady dotyczące wcześniejszego udostępnienia materiału, w tym publikowania preprintów, materiałów konferencyjnych lub innych wcześniejszych wersji pracy, określa właściwa redakcja lub wydawca.

Autor powinien poinformować redakcję lub wydawcę o wcześniejszym publicznym udostępnieniu zgłaszanego materiału.

Postępowanie po publikacji

Dyskusja naukowa

Uniwersytet Warszawski wspiera merytoryczną dyskusję dotyczącą opublikowanych materiałów. Czytelnicy mogą zgłaszać uwagi, wątpliwości lub krytykę dotyczącą publikacji.

Zgłoszenia powinny być rzeczowe, oparte na dostępnych dowodach lub danych i nie mogą zawierać treści bezprawnych, zniesławiających lub naruszających prawa innych osób.

Korekty

Autor, który po opublikowaniu opracowania stwierdzi istotny błąd, powinien niezwłocznie poinformować właściwą redakcję lub wydawcę.

W zależności od charakteru błędu redakcja lub wydawca może podjąć decyzję o opublikowaniu korekty, erraty, corrigendum lub innego odpowiedniego komunikatu.

Wycofanie publikacji

Publikacja może zostać wycofana w szczególności, jeżeli:

• stanowi plagiat;
• zawiera wyniki opublikowane wcześniej bez właściwego ujawnienia lub oznaczenia;
• zawiera materiały lub dane wykorzystane bez wymaganej zgody;
• narusza przepisy prawa autorskiego lub inne przepisy prawa;
• opisuje badania przeprowadzone z naruszeniem zasad etycznych;
• została opublikowana w wyniku zmanipulowanego lub nierzetelnego procesu recenzyjnego;
• nie ujawniono istotnego konfliktu interesów, który mógł mieć wpływ na ocenę lub interpretację pracy.

Informacja o wycofaniu publikacji powinna zostać udostępniona w sposób jednoznaczny i powiązana z publikacją, której dotyczy.

Usunięcie publikacji

Opublikowane materiały co do zasady nie są usuwane. Usunięcie może nastąpić wyłącznie w wyjątkowych przypadkach, w szczególności, gdy dalsze udostępnianie treści narusza prawo, wynika z prawomocnego rozstrzygnięcia właściwego organu albo może powodować poważne zagrożenie.

W takim przypadku, o ile jest to możliwe, zachowywane są podstawowe metadane publikacji wraz z informacją wyjaśniającą przyczynę jej usunięcia.

Proces recenzowania

Szczegółowe zasady recenzowania określa właściwa redakcja. Proces recenzyjny powinien być bezstronny, niezależny, poufny i oparty na ocenie merytorycznej wartości zgłoszonego materiału.

Recenzenci powinni przekazywać recenzje w formie pisemnej oraz ujawniać potencjalne konflikty interesów i inne okoliczności mogące wpłynąć na bezstronność recenzji.

Ostateczna decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu materiału należy do właściwej redakcji zgodnie z przyjętymi przez nią zasadami.

Archiwizacja

Uniwersytet Warszawski przywiązuje wagę do trwałego zachowania i dostępności dorobku naukowego. Publikacje są archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami przyjętymi przez właściwego wydawcę lub redakcję.

Źródła finansowania

Informacje o finansowaniu działalności wydawniczej oraz poszczególnych publikacji powinny być ujawniane w sposób przejrzysty. Sposób finansowania nie może wpływać na niezależność decyzji redakcyjnych ani wynik procesu recenzyjnego.

Reklamy i marketing

Ewentualne działania reklamowe, promocyjne lub marketingowe muszą być wyraźnie oddzielone od procesu podejmowania decyzji redakcyjnych i nie mogą wpływać na ocenę lub publikację materiałów naukowych.

Częstotliwość i harmonogram publikacji

Częstotliwość i harmonogram publikacji określają poszczególne redakcje i wydawcy korzystający z PubliSphere.

Ochrona danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w związku z działalnością wydawniczą i korzystaniem z PubliSphere są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz właściwymi regulacjami Uniwersytetu Warszawskiego.