Zasady publikacji i wykorzystania zdjęcia autora

Autorzy publikujący swoje prace w serwisie PubliSphere mogą dobrowolnie uzupełnić informacje o sobie o fotografię. Brak zdjęcia nie ogranicza możliwości publikowania ani korzystania z funkcji PubliSphere związanych z procesem wydawniczym.

Zdjęcie służy prezentacji autora przy przedstawianiu jego dorobku naukowego lub wydawniczego, ułatwia identyfikację autora oraz może być wykorzystywane w związku z prezentacją jego publikacji.

1. Jak można wykorzystać zdjęcie?

Za zgodą autora przesłane zdjęcie może być nieodpłatnie wykorzystywane przez Uniwersytet Warszawski oraz właściwe jednostki, redakcje i podmioty publikujące za pośrednictwem PubliSphere w celu prezentacji autora i jego publikacji, w szczególności:

• na stronie autora w PubliSphere;
• na stronach prezentujących publikacje autora;
• w informacjach i metadanych towarzyszących publikacji, jeżeli dany sposób prezentacji przewiduje wykorzystanie zdjęcia autora;
• w elektronicznych wersjach publikacji;
• w publikacjach drukowanych, w szczególności przy biogramie autora, na skrzydełku okładki, tylnej okładce lub w innym miejscu przeznaczonym na informacje o autorze;
• w materiałach informacyjnych dotyczących autora i jego publikacji prezentowanych w PubliSphere.

Zdjęcie będzie wykorzystywane wyłącznie w celu prezentacji autora, jego dorobku lub publikacji. Każde inne wykorzystanie wymaga wskazania odrębnej podstawy prawnej lub uzyskania dodatkowej zgody autora.

2. Jakie zdjęcie należy przesłać?

Rekomendowane jest aktualne zdjęcie portretowe przedstawiające wyłącznie autora.

Zdjęcie powinno:

• przedstawiać autora w sposób umożliwiający jego identyfikację;
• być aktualne;
• być ostre, dobrze oświetlone i odpowiedniej jakości;
• przedstawiać twarz zajmującą znaczną część kadru;
• mieć neutralne lub mało rozpraszające tło;
• nie zawierać napisów, znaków wodnych, ramek ani elementów reklamowych;
• być zapisane w formacie JPG lub PNG;
• mieć minimalną rozdzielczość 800 × 800 px; zalecana jest rozdzielczość 1500 × 1500 px lub większa.

Nie zaleca się przesyłania zdjęć grupowych, fotografii wykonanych z dużej odległości, zdjęć o niskiej jakości ani fotografii zawierających elementy utrudniające identyfikację autora.

3. Dostosowanie zdjęcia

W celu przygotowania zdjęcia do publikacji oraz zapewnienia spójnego wyglądu PubliSphere i materiałów wydawniczych fotografia może być poddawana technicznemu i redakcyjnemu przetwarzaniu obrazu.

Może ono obejmować:

• kadrowanie;
• zmianę proporcji i rozmiaru;
• kompresję;
• konwersję formatu pliku;
• korektę jasności, kontrastu i kolorystyki;
• ujednolicenie lub usunięcie tła;
• wyostrzenie obrazu;
• przygotowanie różnych wersji zdjęcia dla publikacji elektronicznych i drukowanych.

Zmiany te nie powinny naruszać dóbr osobistych autora ani prowadzić do wykorzystania jego wizerunku w formie obraźliwej lub powszechnie uznawanej za nieetyczną.

Techniczne lub redakcyjne dostosowanie fotografii nie wymaga każdorazowego zatwierdzania przez autora, o ile pozostaje w zakresie udzielonej zgody.

4. Prawa do przesłanego zdjęcia

Przesyłając zdjęcie, autor powinien mieć prawo do jego wykorzystania w zakresie określonym w niniejszych zasadach.

Jeżeli fotografia została wykonana przez osobę trzecią, w szczególności przez fotografa, autora mogą obowiązywać odrębne prawa autorskie do samej fotografii. Autor powinien dysponować odpowiednimi prawami, licencją lub zgodą umożliwiającą wykorzystanie fotografii w zakresie przewidzianym w PubliSphere.

Przesłanie fotografii nie może naruszać praw autorskich, praw pokrewnych, prawa do wizerunku, dóbr osobistych ani innych praw osób trzecich.

Autor odpowiada za dysponowanie odpowiednimi prawami do przekazanego materiału.

5. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku

Publikacja zdjęcia następuje za zgodą autora udzieloną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Przesyłając zdjęcie i wyrażając zgodę na jego publikację, autor potwierdza, że:

• jest osobą przedstawioną na fotografii i jest uprawniony do wyrażenia zgody na rozpowszechnianie swojego wizerunku;
• ma prawa lub odpowiednie uprawnienia do wykorzystania przesłanej fotografii;
• wykorzystanie fotografii zgodnie z niniejszymi zasadami nie narusza praw osób trzecich;
• zapoznał się z niniejszymi zasadami oraz informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

6. Zakres zgody

Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest nieodpłatna oraz nie jest ograniczona ilościowo ani terytorialnie.

Obejmuje wykorzystanie zdjęcia w zakresie związanym z prezentacją autora i jego publikacji, zgodnie z celami określonymi w niniejszych zasadach.

Autor nie jest uprawniony ani zobowiązany do każdorazowego zatwierdzania sposobu wykorzystania zdjęcia ani jego ostatecznej postaci po dokonaniu zmian technicznych i redakcyjnych, jeżeli wykorzystanie pozostaje w granicach udzielonej zgody.

7. Odmowa publikacji zdjęcia

Uniwersytet Warszawski lub właściwa jednostka publikująca może odmówić zamieszczenia zdjęcia, jeżeli:

• nie spełnia ono wymagań technicznych;
• jego jakość uniemożliwia prawidłową prezentację;
• istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące praw do fotografii;
• publikacja mogłaby naruszać przepisy prawa lub prawa osób trzecich;
• fotografia jest niezgodna z niniejszymi zasadami.

8. Zmiana, usunięcie zdjęcia i wycofanie zgody

Autor może zwrócić się o zmianę lub usunięcie zdjęcia opublikowanego w jego profilu PubliSphere.

Autor może również w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie i dalsze wykorzystanie wizerunku, kontaktując się z właściwą redakcją lub jednostką wydającą albo wysyłając wiadomość na adres: ja.lewczuk@uw.edu.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Usunięcie zdjęcia z profilu autora nie powoduje automatycznie konieczności wycofania, zniszczenia lub ponownego wydania publikacji elektronicznych lub drukowanych, które zostały opublikowane zgodnie z prawem przed wycofaniem zgody.

9. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z publikacją wizerunku jest:

Z Administratorem można kontaktować się:

• listownie na adres Uniwersytetu Warszawskiego, ze wskazaniem właściwej jednostki organizacyjnej;
• telefonicznie: +48 22 55 20 000;
• w sprawach dotyczących PubliSphere: ja.lewczuk@uw.edu.pl.

10. Inspektor Ochrony Danych

Uniwersytet Warszawski wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem: iod@adm.uw.edu.pl.

Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski oraz wykonywania praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

11. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Wizerunek autora jest przetwarzany w celu prezentacji autora i jego publikacji w PubliSphere oraz w powiązanych materiałach wydawniczych wskazanych w niniejszych zasadach.

Podstawą przetwarzania jest zgoda autora – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

12. Odbiorcy danych

Dostęp do zdjęcia mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy Uniwersytetu Warszawskiego, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania ich obowiązków.

Odbiorcami danych mogą być właściwe redakcje i jednostki wydające oraz podmioty świadczące na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego usługi techniczne związane z funkcjonowaniem PubliSphere.

Hosting i techniczną obsługę PubliSphere zapewnia Openform ((Blich 3/8, Kraków, Polska, 31-502), który może przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług na rzecz Uniwersytetu Warszawskiego.

Po opublikowaniu wizerunku w publicznie dostępnym serwisie internetowym jest on dostępny dla użytkowników Internetu.

13. Okres przetwarzania

Dane w postaci wizerunku będą przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji wskazanego celu, lub do czasu wycofania zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność działań podjętych przed jej wycofaniem ani na obowiązek przechowywania materiałów określony w odrębnych przepisach.

14. Prawa związane z przetwarzaniem danych

Na zasadach określonych w RODO autorowi przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• usunięcia danych, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w art. 17 ust. 3 RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli autor uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

15. Dobrowolność podania danych

Przekazanie zdjęcia i wyrażenie zgody na publikację wizerunku jest dobrowolne.

Brak zgody oznacza, że zdjęcie autora nie będzie publikowane, ale nie wpływa na możliwość publikacji jego pracy ani udziału w procesie wydawniczym.

Treść oświadczenia

Oświadczam, że zapoznałem(-am) się z Zasadami publikacji i wykorzystania zdjęcia autora oraz informacją o przetwarzaniu danych osobowych. Wyrażam dobrowolną i nieodpłatną zgodę na rozpowszechnianie przez Uniwersytet Warszawski mojego wizerunku utrwalonego na przesłanym zdjęciu w celu prezentacji mnie jako autora oraz moich publikacji, w granicach określonych w Zasadach publikacji i wykorzystania zdjęcia autora.